Les enjeux de l EDI Logistique pour la Supply Chain

Comment mettre en place un flux d’échange de données informatisées en logistique ?

Compte tenu de la volumétrie conséquente en termes de data et de nombre de messages à envoyer, la mise en place d’une solution EDI est souvent requise lors de prestation de services logistiques en B2B et systématique dans le cadre du e-commerce en B2C. 
En effet, les flux logistiques sont multiples et à double sens entre client et prestataire. Ils concernent aussi bien la base Article, essentielle, les entrées en stock, les mouvements internes, que les expéditions et sorties des marchandises sous forme de messages normés. Tous ces éléments génèrent des flux d’informations destinés à être échangés entre les SI du prestataire logistique et du client.

Un ensemble de normes, de protocoles, d’outils à utiliser pour assurer la transmission et la sécurité des échanges

Pour garantir des échanges de flux de données fiables, sécurisés, rapides et cohérents, les solutions EDI s’appuient sur tout un écosystème de normes, de protocoles et d’outils pour arriver au résultat souhaité sans oublier les contraintes de sécurité.

Formats de fichiers d’échanges et normes EDI

L’EDI permet l’utilisation de différents formats de fichiers pour faciliter les échanges et l’interopérabilité des systèmes informatiques. Ainsi, les flux d’échanges peuvent être réalisés par le biais de fichiers à plat (txt, csv, …), de fichiers XML, de fichiers ANSI X12 (format courant utilisé aux États-Unis dans le B2B) ou bien plus fréquemment des fichiers normés respectant la norme EDIFACT. D’autres normes existent notamment RailML (langage xml utilisé dans le domaine ferroviaire) ou ODETTE EDI (industrie automobile). Le format JSON (Javascript Object Notation) est de plus en plus utilisé, et ce principalement par les plateformes B2C.

La norme EDIFACT

Quant à la norme EDIFACT, c’est une norme internationale multi-sectorielle créée initialement pour le secteur du commerce et du transport pour ensuite s’étendre . Elle fut adoptée à la fin des années 80 par l’Organisation internationale de normalisation (ISO) et gérée par l’ONU. Elle garantit la rapidité de transfert et la sécurisation des échanges de données dans un format standard entre les acteurs (nationaux et internationaux) de l’Administration, de l’industrie ou de la Supply Chain. Les messages échangés, sont nombreux (on en dénombre plus de 200) sont codifiés dès leur libellé court (nom avec 6 caractères) jusqu’à leur structure et leur contenu.
A noter toutefois que la mise en place de cette norme entraîne fréquemment les entreprises n’ayant pas les compétences et les outils nécessaires pour développer ces messages à sous traiter ces opérations à des prestataires externes. Le recours à ces entreprises tierces induit automatiquement des coûts d’exploitation.

Protocoles de messages EDI et logiciels de traduction

En informatique, un protocole est un recueil de règles définissant les échanges de données entre ordinateurs. Dans le cadre de la mise en place d’une solution dématérialisée, il convient donc de définir en amont le protocole qui sera utilisé pour ces flux d’échanges de messages EDI ainsi que le langage utilisé (généralement EDIFACT, Webservices ou fichiers à plat de type csv).
Le choix s’effectue parmi une bonne dizaine de protocoles existants (AS2, HTTP et HTTP/S, FTP et SFTP, …), en fonction de ses caractéristiques, selon le secteur d’activité (bancaire, automobile…) et les systèmes d’information utilisés par les acteurs, mais également de la sensibilité des données. 
Quant aux outils, ils sont nécessaires de part et d’autre pour la traduction des messages EDI en entrée et sortie. Parmi ces traducteurs EDI qui convertissent les flux sortants en messages EDI et inversement, on peut citer  IBM Sterling B2B Integrator, TrueCommerce EDI Solutions, …

Une sécurisation impérative des flux de données inter-entreprises

En matière d’EDI, la sécurité repose sur 2 aspects : le contenu du fichier et la façon dont il est transporté. En ce sens, l’EDI fonde sa réputation sur la sécurisation des données échangées en ayant recours à des protocoles de communication fiables (X400, AS2, SFTP, …). 
Les mécanismes d’authentification, de contrôle d’accès par certificat, de chiffrement des données en transit (SSL), de VPN, de gestion de clés et de vérification de signatures numériques ou encore de flux asynchrones sont autant de leviers à activer pour sécuriser l’ensemble des flux.
En effet, dans le cadre d’une solution EDI proposée au client par un fournisseur logistique, ce dernier doit garantir la sécurité des systèmes d’information au travers de ces échanges. Dans un monde où la cybercriminalité est omniprésente au quotidien, les entreprises se doivent de préserver leurs données commerciales et recourir à des solutions fiables. 

Et en termes de délai de mise en place …

En logistique, selon les protocoles, les formats et langages utilisés (fichiers à plat ou fichiers normés), il faut généralement compter 3 mois pour la mise en production d’une solution EDI. 
En effet, les phases d’analyse et de recettage (échantillonnage reprenant les échanges standards et l’ensemble des cas spécifiques) sont essentielles et requièrent un maximum de vigilance et de rigueur sans oublier le temps de développement (le mapping). 
Quant aux flux transports, moins nombreux (envoi d’ordres ou commandes transport et transmission du suivi de livraison), le développement EDI sera plus rapide (qu’il soit fait en interne ou via un prestataire spécifique) car les datas et les messages EDI sont moins conséquents.

Les messages pour un flux EDI Logistique

Concrètement, les messages concernant l’EDI logistique vont concerner les éléments suivants : 

Phases de réception et d’expédition

• Le message PRODAT : Ce type de message concerne la base Article et permet d’alimenter une base de données commune. Il permet d’identifier chaque article, ses caractéristiques et informations spécifiques.
• Le message DESADV : En langage EDIFACT, il correspond à la version électronique d’un avis d’expédition en livraison ou en retour qui doit être envoyé avant la livraison effective. Il comporte l’ensemble des éléments relatifs à la commande et doit être identique au bon de livraison papier (quantités expédiées, numéro de commande, numéro de lots description, transporteur, codes-barres, date de livraison estimative…).
• Le message HANMOV correspond à un ordre de prestations logistiques (préparation, picking, emballage, étiquetage et déplacement de marchandises). 

Etat des stocks et phases d’inventaire

• Le message INVRPT (langage EANCOM) concerne l’état des stocks en quantité (stock réel, minimal et maximal avec le seuil d’approvisionnement) et en valeurs. Il peut être de structure simple (avec un seul lieu d’inventaire) ou étendue (avec plusieurs lieux de stockage).

Phase de préparation de commandes

• Le message OSTRPT : En langage EDIFACT, il s’agit d’un message correspondant à un ordre de préparation logistique relatif à la phase de préparation des commandes.

Les messages concernés par un flux EDI Transport ?

Les flux transports de marchandises sont généralement moins volumineux que les flux logistiques exceptés pour le domaine de la messagerie. En ce sens, le recours à l’EDI pour des flux transports n’est pas systématique.

Les messages EDI à mettre en place sont :

• Message DISPOR concerne les OT (ordres de transport)
• Message REPORT concerne le retour d’informations relatif à la confirmation de la livraison

Avantages et inconvénients du système EDI Logistique et Transport ?

La mise en place d’un système d’échange de données informatisé présente de nombreux avantages aussi bien pour le client que pour le prestataire et constitue un maillon essentiel dans l’optimisation de la performance logistique.

Avantages pour la Supply Chain :

Côté Client

• Le client dispose des données dans son système d’information en temps réel
• Meilleure visibilité de l’état des stocks, des commandes et des factures grâce à ce flux d’échange
• Rapidité et efficacité de la communication 
• Meilleure précision en réduisant les risques d’erreurs par la suppression des temps de saisie et donc d’erreurs humaines
• L’automatisation des transferts permet de réaliser des gains administratifs (temps, ressources, risque d’erreurs de saisie = réduction des coûts administratifs)
• Pas de déperdition d’informations grâce à l’interopérabilité des systèmes d’information entre client et prestataire avec des données transférées identiques
• Meilleure collaboration et qualité de relation entre le client et le prestataire du fait de la transparence des données
• Garantie de traçabilité via l’allocation d’un numéro SSCC pour chaque marchandise
• Confidentialité des données grâce aux protocoles de cryptage pour empêcher toute interception ou lecture non autorisée
• Fiabilité et sécurisation des données

Côté prestataire logistique

En plus des avantages déjà listés pour le client et similaires chez le fournisseur logistique, ce dernier peut également :

• Rapidité de transmission de l’information, optimisation des temps de traitement
• Absence d’intervention humaine qui réduit la répétition de tâches manuelles répétitives puisque les informations initiales sont transmises par le client (base article, commandes…) 
• La réception de marchandise nécessite uniquement le contrôle entre le flux physique et le flux d’informations
• Meilleure visibilité sur les opérations logistiques pour suivre en temps réel les mouvements de marchandises pour un client ou pour l’ensemble de l’entrepôt afin d’optimiser la gestion du stock
• Mise en conformité par rapport aux normes internationales (EDIFACT notamment)
• Maîtrise des compétences internes relatives aux flux EDI avec les autres clients de manière à optimiser le temps de mise en place des échanges

Tous ces éléments sont de véritables leviers pour améliorer l’efficacité et optimiser la performance de la Supply Chain. Cela offre de belles perspectives pour générer de véritables gains de compétitivité.

Inconvénients de l’EDI :

Toute solution ayant malheureusement ses contraintes, la mise en place de l’EDI n’échappe pas à la règle et voici quelques-uns des obstacles à prendre en considération.

• Parler le même langage entre les équipes informatiques du client et de son prestataire pour éviter toute incompréhension en termes de besoin et de mise en place des messages
• Avoir les compétences de part et d’autre pour faciliter les échanges avant-projet
• Disponibilité des équipes (prestataire et donneur d’ordre) lors des phases d’analyse et de recettage
• Le temps d’analyse des flux à mettre en place est la clé de voûte de la réussite du projet
• Le temps de recettage n’est pas négligeable car il est impératif d’effectuer les tests sur des échantillons représentatifs reprenant l’ensemble des cas standards et spécifiques 
• Le prestataire doit impérativement comprendre l’activité du client pour que les flux répondent aux besoins de traçabilité et aux objectifs du client
• Le coût de développement (analyse-développement-recette-mise en production) en logistique dont l’intérêt repose sur la fréquence des demandes (minimum 3-4 demandes par jour) et sur une base articles >=  50 fiches.
• Risque d’erreur en cas d’analyse incomplète des besoins et des messages nécessaires

Pour le futur, EDI ou Web Services ?

L’EDI est une technologie éprouvée qui en fait la référence en matière d’échange de données entre les systèmes d’information principalement dans les secteurs d’activités (B2B) régis par des réglementations strictes où la fiabilité et la sécurité constituent des prérequis. 
Quant aux API avec Webservices plus fréquentes dans le cadre du B2C, le développement de l’internet et l’évolution des nouvelles technologies laissent à penser qu’elles s’imposeront à l’avenir aux dépens de l’EDI. En effet, certains ERP disposent désormais d’API permettant d’échanger facilement et rapidement entre les applications via des protocoles http, xml et soap.

Il n’en reste pas moins que le choix entre EDI et Services Web dépend et dépendra des besoins spécifiques de chaque acteur et de la nature des données à échanger. L’EDI sera plébiscité pour sa fiabilité, l’intégrité des données et la sécurisation des échanges tandis que les Webservices seront pertinents en raison de leur flexibilité et de leur capacité à communiquer avec tout type d’applications et de systèmes (ERP notamment). 

Les webservices sont sécurisés car ils utilisent des authentifications par Login/Password puis transfèrent les informations via une validation par Token. De plus, les informations transitent via des canaux encryptés (SSL). Des fichiers, même au standard EDIFACT peuvent être transférés via des serveurs FTP qui ne sont pas sécurisés par défaut.

EDIFACT / ANSI X12 sont des normes définissant des structures de messages alors que les Webservices (qui s’appuient majoritairement sur HTTPS), X400, FTP/FTPS sont des protocoles de communication plus souples.