Externalisation logistique : pourquoi et comment ?
L’ensemble des flux d’une entreprise sont regroupés sous ce que l’on appelle la supply chain, dans laquelle il existe trois catégories de flux. Les flux physiques, les flux financiers et les flux d’informations. Concernée par les flux physiques et les flux d’informations (par la notion de traçabilité, EDI, performance…), la logistique est un des trois maillons de cette supply chain.
Et en tant que maillon, la logistique a son rôle à jouer dans le bon fonctionnement de l’activité d’une entreprise. Une parfaite maîtrise de cette dernière est en effet essentielle à la satisfaction client.
Toutefois, la gestion logistique peut être complexe et ce, d’autant plus lorsque l’entreprise atteint un certain seuil d’activité. C’est pourquoi, beaucoup d’entre-elles, préfèrent externaliser leur activité logistique en mandatant un prestataire spécialisé.
Mais alors en quoi consiste exactement le fait d’externaliser sa logistique? Quels sont les avantages et inconvénients lorsque l’on fait le choix de mandater un prestataire logistique ? Et surtout quelles sont les bonnes pratiques à suivre pour externaliser efficacement sa logistique ? Dans cet article, nos experts en logistique vont répondre à toutes ces questions.
Définition : qu’est-ce que l’externalisation logistique ?
L’externalisation logistique, également appelée outsourcing consiste pour une entreprise à confier tout ou une partie de sa gestion logistique à un ou plusieurs prestataires spécialisés. Cela comprend donc la gestion des stocks, la préparation, l’expédition des commandes et l’ensemble des prestations à valeur ajoutée (conditionnement à façon, contrôle qualité, colisage, etc).
De ce fait, l’entreprise qui externalise ses flux logistiques n’a souvent pas d’entrepôt et nécessite moins de ressources humaines et matérielles. Cela offre de belles perspectives d’optimisations logistiques.
Particulièrement présente dans le secteur industriel, l’alimentaire, la distribution et le e-commerce, l’externalisation de la logistique est, dans la plupart des cas, mise en place lorsque l’entreprise atteint un certain niveau d’activité et que la logistique interne devient problématique, mais aussi lorsqu’elle souhaite se concentrer sur son cœur de métier. Toutefois, la sous-traitance logistique présente de nombreux autres avantages.
Externalisation des activités logistiques : quels sont les avantages et les inconvénients ?
Bénéficier des meilleures pratiques et des innovations métier, réduction des coûts, gain de temps, optimisation des process, meilleure réactivité, réduction des risques… l’externalisation logistique présente de nombreux avantages. C’est d’ailleurs pour cela qu’elle rencontre un tel succès auprès des entreprises. Malgré tout, il existe également quelques inconvénients et même s’ils sont à la marge, il est important de les avoir bien en tête avant de se lancer dans cette nouvelle organisation structurelle.
Les avantages d’une logistique externalisée
> L’externalisation offre davantage de temps à l’entreprise pour se concentrer sur son coeur de métier
La logistique n’est pas un long fleuve tranquille au contraire. Elle est souvent lourde et complexe à gérer et nécessite beaucoup de temps homme pour être efficace. Ainsi, le fait de l’externaliser permet à l’entreprise de gagner un temps précieux afin de concentrer ses efforts et investissements sur son cœur de métier et ainsi développer ses ventes et proposer de nouvelles innovations produits.
> L’outsourcing permet de réduire les coûts logistiques grâce à une mutualisation des ressources
Le fait de mandater un prestataire logistique pour la gestion de son stock permet en toute logique de ne pas avoir de bâtiment dédié au stockage. Or, un entrepôt implique des responsabilités opérationnelles, mais aussi des coûts fixes élevés liés aux équipements, aux logiciels, mais aussi à la masse salariale. Sans compter l’éventuelle saisonnalité de l’activité qui implique parfois de payer un entrepôt toute l’année alors que le besoin d’espace fluctue en fonction des pics d’activité. L’externalisation de la logistique permet donc de supprimer tout ou partie de ces coûts et c’est donc la raison principale pour laquelle les entreprises préfèrent sous-traiter. D’autant plus qu’en mutualisant ses ressources pour ses différents clients, le prestataire logistique est en mesure de proposer des prix bien plus compétitifs.
> Meilleure réactivité même en cas de pics d’activité
> Meilleure réactivité même en cas de pics d’activité
Ainsi, le fait de s’appuyer sur un prestataire externe pour la gestion de sa logistique permet de mieux appréhender les variations d’activités qu’elles soient liées à une saisonnalité des ventes ou à un besoin grandissant et immédiat de stockage.
De la même manière, le prestataire logistique a les moyens humains et matériels pour s’adapter de manière réactive aux changements de volumes.
> Bénéficier de l’expertise et de l’expérience du prestataire logistique
La logistique étant le cœur de métier du prestataire logistique, il est évident que son savoir-faire, mais aussi son expérience font de lui un expert dans la gestion logistique. Sa maîtrise lui permet de s’adapter à l’activité, mais aussi de proposer des optimisations pour aider l’entreprise à performer davantage sur ses flux physiques. Inutile de préciser qu’il est en veille constante sur les tendances du secteur afin de pouvoir mettre en œuvre les dernières innovations technologiques et méthodes logistiques.
De ce fait, cela fait de lui un véritable allier de l’entreprise qui cherche à optimiser sa Supply Chain.
> Réduction des investissements matériels tout en bénéficiant de la meilleure technologie
Internaliser sa logistique ne se limite pas au fait posséder son propre entrepôt et d’avoir des équipes dédiées. Non, pour une logistique efficace, il est essentiel d’investir dans des équipements très coûteux avec des frais d’entretien et de maintenance importants, d’éventuels remplacements de machines à prévoir, mais aussi d’investir dans des logiciels de type WMS qui impliquent une véritable expertise métier.
Le prestataire logistique lui, est habitué et surtout déjà équipé, il mutualise les coûts et peut donc proposer des solutions avec des tarifs bien plus intéressants.
> Profiter d’un meilleur maillage
Externaliser sa logistique c’est aussi s’ouvrir des portes en termes de maillage géographique en multipliant ses points de présence sur le territoire. De plus, la localisation des entrepôts logistiques étant généralement stratégique et proche des bassins de consommation, les temps de trajet sont en principe réduits ce qui offre une meilleure réactivité, une baisse du coût de transport, et un impact très positif sur l’environnement.
> L’externalisation permet une gestion administrative simplifiée
Dans le cadre d’une externalisation, les équipes en charge de la gestion des stocks, de la préparation et de l’expédition des commandes sont celles du prestataire logistique, la masse salariale de l’entreprise est donc réduite et la gestion administrative liée au personnel est elle aussi réduite.
C’est en effet, au prestataire de s’assurer que ses effectifs sont en nombre suffisant pour gérer efficacement l’activité même en cas de pic d’activité. C’est à lui également que revient la gestion des recrutements, des plannings de congés, des problèmes du quotidien, de la paie…
Les inconvénients liés à l’externalisation de la fonction logistique
Bien sûr, même si le besoin se fait ressentir du fait d’une forte activité, certaines entreprises restent réticentes à l’idée d’externaliser leur activité logistique, et ce, malgré tous les bénéfices que peut représenter la sous-traitance. Mais alors pourquoi ?
La raison principalement évoquée dans ce cas est tout simplement la peur de la perte de contrôle des flux logistiques par l’entreprise mais aussi le fait de ne plus être maître quant au niveau de qualité de service offert à ses clients. Le prestataire est en effet le dernier maillon de la chaîne, il est, avec le transporteur garant de l’image que l’entreprise renvoi et peut donc si la qualité des opérations logistiques n’est pas à la hauteur, fragiliser l’image de cette dernière et pénaliser la relation client.
Comment externaliser efficacement sa logistique ?
Un projet d’externalisation logistique n’est pas quelque chose qui s’improvise. Il est en effet essentiel de mettre en place une stratégie qui permettra de s’orienter vers un tiers de confiance qui saura comprendre les besoins de l’entreprise, mais aussi capable de l’accompagner dans son développement. De plus, on l’a vu plus tôt, c’est le prestataire qui est garant de l’image de l’entreprise alors mieux vaut-il fait appel à un expert du secteur pour éviter les problèmes logistiques.
Mais alors, comment s’assurer que l’on choisit le bon partenaire pour ses opérations logistiques ? Voici quelques étapes à suivre :
Définition des besoins et élaboration d’un cahier des charges
Avant toute chose, la première étape consiste à définir quels sont ses besoins en termes d’externalisation. Pour ce faire, l’entreprise va devoir établir un état des lieux de son organisation logistique actuelle et des objectifs qu’elle se fixe via ce projet d’externalisation en veillant bien à deux éléments majeurs : la satisfaction du client final et la rentabilité. L’entreprise va ainsi pouvoir s’interroger sur les éléments ci-dessous :
- Quel est le degré d’externalisation souhaité ? (le stockage, la préparation, l’expédition, le transport que l’on peut aussi traduire en 1PL, 2PL, 3PL, 4PL…)
- Quelle est la zone géographique liée à l’activité ? Est-ce une activité régionale, nationale, européenne, internationale ?
- Quelle est la localisation optimale ? Proche des bassins de consommation, proche d’une zone portuaire ?
- Quelles sont les obligations à respecter sur mon secteur d’activité : labels, certifications, réglementation sanitaire…
- Quel est les engagements clients en termes de délais de préparation et d’expédition de commande ? (Express, 1 jour ouvré, 2 jours ouvrés…)
- Quel est le type et le volume de marchandises ?
- Quel est le besoin en surface de stockage ?
- L’activité est-elle saisonnière ou linéaire sur l’ensemble de l’année ?
- Quelles sont les périodes de pics d’activité ?
- La marchandise nécessite-t-elle un conditionnement spécifique ?
Quels sont les besoins en termes de délais de préparation de commandes ? - Quels sont les objectifs liés à l’externalisation des opérations logistiques (réduire les coûts ? éviter des investissements ? Manque d’espace ? Volonté de se concentrer sur son cœur de métier ?…) ?
- Quel est le temps de transition envisageable pour la mise en oeuvre du projet d’externalisation ?
Cette liste de questions est non exhaustive mais permet déjà d’établir un cahier des charges avec entre autres, les notions de périmètre de prestations, les KPIs, l’estimation du volume de services… et ainsi d’orienter ses recherches de prestataires.
Réalisation d’un appel d’offres pour choisir son partenaire logistique
Une fois que les besoins sont bien identifiés, place à la comparaison des différents prestataires. Il est en effet indispensable de mettre en concurrence les entreprises logistiques et de comparer les offres. Bien sûr, il ne faut pas se limiter à la seule notion de tarifs, il doit être analysé au regard de la qualité de service, car encore une fois, c’est lui qui est garant de l’image de l’entreprise.
De plus, le relationnel entre l’entreprise et le prestataire logistique est extrêmement important afin que ce dernier puisse l’accompagner dans ses choix stratégiques et son développement. La compréhension des besoins de l’entreprise, mais aussi des contraintes liées à son marché, le sens de l’écoute tout comme la facilité et la transparence des échanges, la relation de confiance ou la capacité à proposer des solutions, des optimisations, des innovations sont donc autant d’éléments à prendre en compte lors du choix de son prestataire.
Lorsqu’une entreprise décide de déléguer sa logistique, elle est souvent amenée à donner accès à certaines données confidentielles. En ce sens, il est donc facile de comprendre que le fait de choisir un partenaire partageant des valeurs identiques et le même sens de l’éthique est indispensable.
Au-delà de ces critères de choix, le donneur d’ordre devra également s’attarder sur les éléments suivants :
- La zone d’entreposage est-elle uniquement dédiée aux produits de l’entreprise ou est-elle partagée ?
- Quelle est la durée du contrat d’externalisation ?
- Est-il possible de bénéficier de plusieurs espaces de stockage dans différentes plateformes sur le territoire national ?
- Les entrepôts sont-ils situés dans des zones géographiques stratégiques et optimales pour l’activité de l’entreprise ?
- Le prestataire logistique possède-t-il d’un WMS, si oui, est-il compatible avec ERP de l’entreprise ? Propose-t-il de l’EDI ?
- Le prestataire dispose-t-il de technologies spécifiques et d’innovations ?
- Le prestataire dispose-t-il des certifications nécessaires à l’activité ?
- Le prestataire est-il flexible et capable de gérer les pics d’activité ?
- Le prestataire propose-t-il des services associés inclus dans le contrat du type rapport d’inventaires ou encore gestion des SAV ?
En plus de ces éléments, une visite d’entrepôt peut également être intéressante pour avoir une meilleure vision de l’expertise du prestataire notamment en termes de matériel. Cette visite permet également d’avoir une idée des conditions de travail des opérateurs.
La mise en oeuvre du projet de logistique externe
Une fois le prestataire sélectionné, il conviendra d’établir un contrat afin de délimité de manière très précise, les responsabilités et le rôle de chacune des parties, à savoir l’entreprise donneuse d’ordre d’une part et le prestataire logistique d’autre part. Ce contrat est essentiel puisqu’au-delà de lier les partie sur une durée prédéfinie, il servira également de base en cas de litige et doit donc contenir les sanctions à prévoir en cas de non-respect des clauses.
Une fois ce contrat finalisé, place à la mise en œuvre du projet d’externalisation de la logistique dont le déroulement va dépendre du degré d’externalisation prévu. Dans le cas d’une externalisation complète de l’activité logistique, il faudra d’abord que le prestataire logistique détermine dans son entrepôt, la zone de stockage prévue pour la marchandise de l’entreprise et y mette en place les équipements nécessaires avant la livraison pour entreposage de cette dite marchandise. En parallèle, le prestataire devra former ses équipes aux spécificités de préparation de commandes afin de les familiariser avec les processus logistiques de l’entreprise donneuse d’ordre.
Par ailleurs, il conviendra également de mettre en place un système de communication informatisé efficace pour que l’échange d’informations liées à l’activité soit fluide et efficace entre les deux parties.
Enfin, avant le démarrage de l’activité, des tests et recettes sont indispensables pour s’assurer le bon fonctionnement de tous les process et ainsi assurer un démarrage le jour J dans d’excellentes conditions !
Suivi et pilotage pour bien mener son projet logistique
Une fois l’externalisation en place, il est indispensable de s’assurer que cette dernière se déroule dans les meilleures conditions et de façon optimale. Pour cela, un tableau de bord avec des indicateurs pertinents est établi afin de suivre l’activité et contrôler notamment le taux de service, le taux de remplissage, le taux de qualité… D’ailleurs, pour garantir un suivi de qualité, il peut être pertinent d’établir un comité de pilotage avec les représentants de chacune des parties qui vont pouvoir au cours de leur réunion, contrôler l’ensemble des KPIs et prévoir des ajustements et optimisations des process.
Cette phase de suivi est évidemment un moyen pour l’entreprise mandataire de garder un œil sur l’activité logistique et ainsi réduire ce sentiment de perte de contrôle.
Focus : Quels sont les différents types d’externalisation de la Supply Chain possibles ?
On l’a vu un peu plus tôt, lorsqu’une entreprise souhaite procéder à l’externalisation d’une partie de sa Supply Chain, elle doit définir le degré d’externalisation qu’elle souhaite mettre en place. C’est une étape importante puisque cela a une incidence sur le choix du prestataire logistique. En effet, ces derniers sont classés par catégorie allant du 1 PL au 5 PL en fonction des services proposés : stockage, transport de marchandises, approvisionnement des matières premières, assurances transport, ERP, système de géolocalisation, outil de gestion des stocks…
Alors quelles sont les différentes catégories ?
1 PL : Ce premier niveau est dédié à la prestation de transport chargement et déchargement (au niveau national et en distribution).
2 PL : Au premier niveau (transport) viennent s’ajouter le stockage et l’entreposage des marchandises.
3 PL : A ce niveau-là, les activités d’exploitation c’est-à-dire la préparation et l’expédition des commandes sont également externalisées. L’ensemble de la chaîne logistique est donc externalisée. De ce fait, un prestataire se situant dans cette catégorie offre également un suivi régulier de l’activité et un système de communication efficace.
4 PL : Un prestataire 4PL possède les mêmes ressources qu’un 3 PL mais à ce panel de prestations viennent s’ajouter des solutions numériques. Il va notamment être capable de proposer des systèmes d’automatisation des flux ou encore des solutions performantes en matière de flux d’informations comme la mise en place d’EDI.
5 PL : Le 5 PL est la catégorie la plus haute en matière de services proposés par le prestataire logistique. Il va en effet être en mesure de coordonner d’autres partenaires, ces derniers étant sélectionnés pour être les plus efficaces en datas ou opérations (tour de contrôle transport par exemple).
Grâce à cette catégorisation, on constate que dans le cadre d’une externalisation logistique il convient de s’orienter vers des prestataires logistiques classés 3PL, 4PL ou 5PL.
Au travers de cet article, on mesure à quel point l’externalisation logistique, quand elle est bien menée avec un partenaire de confiance, peut être une véritable aide dans le développement d’activité d’une entreprise. En effet, c’est un outil qui offre flexibilité, réactivité et expertise et permet ainsi un véritable avantage concurrentiel. Ce qui est d’autant plus vrai dans un contexte où les surfaces de stockage disponibles sur le territoire se font de plus en plus rares et coûteuses.
Michaël MOTTE
Directeur de la Business Solutions
