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Affrètement : organisation du transport routier de marchandises

L’affrètement routier est une solution efficace pour le transport de marchandises. Ce système permet à une entreprise de confier ses produits à un transporteur qui se charge de l’acheminement par voie routière ou bien de sous-traiter cette activité à une société d’affrètement qui se chargera de piloter l’ensemble des opérations liées au transport. 
Ce service offre une supervision globale de l’expédition, de la préparation des documents légaux au bon déroulement du transport jusqu’à la livraison des marchandises. Bourses de fret, plateforme en ligne ou encore société d’affrètement (commissionnaire de transport), les solutions sont multiples. Découvrons ensemble l’organisation et le fonctionnement de l’affrètement routier dans le cadre d’une sous-traitance des flux transport à un affréteur routier.

Recherche d’un transporteur par l’affréteur

Affréteur transport

La première étape du processus pour l’entreprise d’affrètement consiste à identifier et sélectionner un transporteur approprié pour répondre aux besoins du chargeur évoqués par ce même client lors de la demande de service transport. L’affréteur routier va rechercher le transporteur adéquat parmi son réseau de partenaires transport. Le choix du transporteur dépendra de facteurs tels que la nature des marchandises, la destination, les coûts, la disponibilité, la capacité en termes de ressources à répondre aux besoins du client (affrètement national ou international) et la proximité pour réduire le trajet, prendre en charge le flux retour et réduire ainsi l’impact environnemental du trajet tout en accélérant le temps de transport.

Négociation des tarifs transport

Une fois un transporteur potentiel identifié, l’affréteur routier entame un processus de négociation des tarifs. Ceux-ci varient selon la distance, le poids, le volume (lot complet ou lot partiel) et la nature des marchandises, la disponibilité des véhicules et le type de véhicule utilisé. La négociation vise à convenir d’un prix équitable et intéressant pour le transport.

Emission de bons de transport routier

Une fois les tarifs négociés et un accord trouvé, une confirmation d’affrètement est émise. Ce document contient des informations essentielles, notamment les détails du chargeur, les détails du transporteur, les itinéraires, les points de collecte et de livraison, ainsi que les conditions de paiement. Cette confirmation d’affrètement ou CAF sert de contrat entre les parties, définissant les responsabilités et les obligations de chacune.

Suivi du transport et gestion des livraisons

Pendant le transport des marchandises, il est essentiel de surveiller et de gérer le processus. Les camions peuvent être suivis en temps réel grâce à la technologie de suivi GPS, technologie qui permet aux chargeurs (clients) de savoir où se trouvent leurs marchandises à tout moment. La gestion des livraisons comprend également la gestion des horaires, la coordination des opérations de chargement et de déchargement, ainsi que la communication entre le chargeur et le transporteur.
L’utilisation de logiciels tels qu’un TMS (transport Management System) permet une gestion optimisée des flux de transport, de la planification et l’optimisation des itinéraires avec ou sans rupture de charge.

Facturation et paiement

Une fois que les marchandises sont livrées avec succès, le processus d’affrètement se termine par la facturation et le paiement. Le transporteur facture le chargeur en fonction des conditions convenues dans le bon de transport. Les procédures de facturation peuvent varier, mais elles comprennent généralement la fourniture de documents justificatifs tels que les bons de livraison et les relevés de kilométrage. Le chargeur effectue ensuite le paiement selon les termes convenus.

Affrètement transport routier

Chaque étape du processus d’affrètement transport routier est essentielle pour garantir que les marchandises sont livrées de manière sûre et efficace. La communication et la coordination entre les chargeurs et les transporteurs sont fondamentales pour minimiser les retards et les problèmes potentiels.