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Réception des marchandises : procédures et formalités

Procédure de réception des palettes de marchandises

Réception des marchandises et procédure d’arrivée : les différentes étapes

Toute arrivée de marchandises doit faire l’objet d’un processus de réception et d’une gestion rigoureuse axée sur la planification, la communication et la coordination entre transporteur (fournisseur), client et gestionnaire de l’entrepôt logistique pour optimiser les différentes opérations logistiques en fonction des flux de marchandises et du niveau d’activité de l’entrepôt.

A l’issue du transport de fret routier, le transporteur doit suivre une procédure de livraison des marchandises. Pour toute arrivée d’un transporteur sur l’une de nos plateformes logistiques, le processus de réception implique qu’un rendez-vous aura au préalable été pris avec notre équipe administrative via notre solution dématérialisée « Optidock ». Elle permet au responsable logistique, de planifier au mieux les flux de marchandises en entrée et d’anticiper la gestion des ressources nécessaires à l’activité de réception (opérateurs logistiques : cariste, magasinier ; engins de manutention pour le déchargement et le stockage des marchandises dans les rayonnages de l’entrepôt). Les camions en arrivée sont donc positionnés sur les quais de déchargement par créneau horaire, par type de cargaisons (conteneurs vrac ou palettes, camion de palettes homogènes ou hétérogènes).

Nous vous proposons des transports et livraisons de marchandises aux quatre coins de l’hexagone.
Quel que soit le lieu, même en centre-ville, pour des livraisons « au dernier kilomètre » (ou Last Mile), nous trouvons la solution transport la plus efficace parmi nos partenaires transport pour vous garantir le respect des délais et la livraison de vos magasins.

Formalités à l’arrivée des marchandises sur site

Le transporteur (fournisseur) se présente obligatoirement au bureau « Administration » pour procéder à la validation des documents de transport standards (bon de livraison, bon de réception des marchandises avec numéro de commande, lettre de voiture) et spécifiques selon les clients et la nature des marchandises (documents douaniers, documents qualité, documents icpe…). Nos équipes effectuent un contrôle sur les documents présentés par votre transporteur vis-à-vis des marchandises attendues.

Notre statut d’opérateur économique agréé (OEA) permet de simplifier et d’accélérer vos formalités douanières en réduisant le temps de transit sur nos plateformes logistiques.

Arrivée des marchandises
Contrôle qualité

Un contrôle qualité visuel est effectué dès l’arrivée de vos marchandises pour relever tout défaut sur la cargaison avant son déchargement (état de l’emballage des produits, casse, dégradation, manquant, volumétrie attendue, fuyard) et établir une fiche de non-conformité.

En cas de litige, des photos sont prises, des réserves sur l’état des produits sont annotées au bon de livraison et, en tant que client, vous êtes contacté pour rendre compte de ces éléments et attendre vos consignes (déchargement ou retour des marchandises).

Un contrôle quantitatif est également effectué pour valider le bon de livraison entre les marchandises attendues et celles en arrivée et relever tout écart entre quantités reçues et attendues.

Une fois l’accueil et les formalités administratives effectués, nos équipes informent nos chefs d’équipe pour prévenir de l’arrivée du camion en zone de déchargement et attribuent un numéro de quai (quai de réception des marchandises).

L’un de nos agents logistiques, en l’occurrence, un cariste, prend possession des documents et commence les opérations logistiques. Il procède au déchargement de la marchandise avec un engin de manutention adapté au type de cargaison (conteneur ou traditionnel) mais également en fonction des spécificités indiquées (dimensions des palettes, déchargement latéral ou frontal…) soit vers un quai d’expédition (cross-docking) soit vers l’emplacement de stockage.

Quai de réception des marchandises
entrepôt

Réceptionner les marchandises : opérations logistiques de déchargement et dépotage des marchandises

Dépotage conteneurs : Les marchandises sont régulièrement chargées en vrac dans le camion et le déchargement s’effectue fréquemment à la main. On parle alors de dépotage.
Déchargement des palettes : Les marchandises arrivent sur des palettes normées. Le déchargement s’effectue avec un engin de manutention adapté au process de déchargement.

transport

Déchargement en 1 ou en 3

« Déchargement au 1 » : Le déchargement frontal s’effectue avec un chariot à simple ou double fourche (chariot élévateur frontal), ce dernier pouvant prendre en charge 2 palettes en longueur et 3 en largeur.
« Déchargement au 3 » : Il s’agit d’un engin spécifique offrant la possibilité de déchargement en frontal et/ou latéral (chariot à mât rétractable) avec la possibilité de déporter la palette.

entrepôt

Opérations de gerbage des palettes

Le gerbage de palettes consiste à superposer des palettes les unes sur les autres. Cela permet de doubler la volumétrie de la cargaison dans le camion en passant d’une capacité de 33 à 66 palettes.
Cette opération peut être envisagée avec votre consentement et uniquement sur les types de marchandises pour lesquelles aucun risque de dégradation n’est possible.

Cette prestation Cross-docking se traduit par un simple passage à quai des marchandises au sein de nos plateformes logistiques. Elles sont dispatchées, basculent et transitent exclusivement du quai de déchargement au quai d’expédition pour une durée très limitée, quelques heures en général. Cette réduction du temps de transit des produits permet aussi de supprimer l’étape d’entrée en stock ou de la réduire au minimum. Cette prestation nécessite, au sein de la plateforme logistique, la mise en place d’un pilotage fin de la part du fournisseur logistique et permanent des volumes de marchandises en temps réel pour adapter les stocks aux besoins en magasin et limiter le temps de préparation de commandes.

Côté Client, ce service de la Supply-Chain permet de réduire le délai d’approvisionnement de vos produits dans vos magasins (accélération et meilleure gestion des flux d’expédition), le temps d’indisponibilité de vos marchandises et d’éviter les ruptures de stocks. De plus, cette prestation logistique favorise la réduction des coûts logistiques.

Prestations crossdock

Optimisez vos flux d’informations avec l’EDI

Flux avec mise en place d’EDI

Le Groupe Le Roy Logistique fait du sur-mesure pour s’adapter à votre fonctionnement et aux contraintes de votre système d’informations.

Une gestion par dématérialisation des flux d’informations (EDI) peut être rapidement mise en place par nos services informatiques afin d’optimiser les flux d’informations et de réduire efficacement les temps de traitements administratifs (saisie des commandes, pointages manuels…).

Ainsi, à l’issue du déchargement, notre agent logistique procède rapidement au flash des palettes et valide informatiquement l’arrivée des marchandises. Le gain de temps est conséquent et la marge d’erreur réduite.
La mise en place d’échanges informatisés constitue un critère d’optimisation de la supply chain en permettant une vue en temps réel de la situation des commandes, des stocks…

Process manuel

En cas de gestion manuelle sans recours à vos systèmes informatiques, notre opérateur logistique effectue, sur la fiche de réception, un pointage sur la quantité de palettes, la quantité de marchandises et les références produits en attente d’entrée en stock par rapport à ce qui est listé sur le bon de livraison.
Le bon de livraison est ensuite validé, les marchandises pointées sont positionnées sur le quai, votre transporteur peut alors quitter la zone de déchargement et reprendre son itinéraire.
Nos opérateurs administratifs sont ensuite chargés de renseigner l’ensemble des éléments manuellement dans notre logiciel de gestion de l’entrepôt (WMS E-Reflex).

Au préalable, la fiche article aura été créée dans notre outil informatique avec les informations relatives à la marchandise (référence, désignation, poids, palettisation, colis…).